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Rédiger un rapport- comment communiquer par écrit

1. Méthode

  • analyser la situation (quoi ? qui ? où ? quand ? comment ? QQOQC) rechercher les informations, les idées les classer en les hiérarchisant par ordre d’importance, chronologiquement, etc… Pour la construction d’un plan.
  • rédiger, trouver un vocabulaire simple, précis, concis, exact.

La méthode QQOQC

La méthode QQOQC permet de s’assurer que tous les aspects de la situation ont été vus. Elle aide à développer l’esprit d’observation.

QUOI ?

Quel est le sujet ? le problème ?

QUI ?

Qui diffuse le message ? A qui s’adresse-t-il ?

OU ?

Ou se situe le problème ? L’action ?

QUAND ?

A quelle date ? A quelle heure ? Dans quel délai ?

COMMENT ?

Comment se manifeste le problème ? Comment le résoudre ?

Chacune de ces questions clé peut être accompagné des question suivantes

POURQUOI ?

Quelles sont les causes du problème ?

COMBIEN ?

Combien de personnes ? Combien de temps ? Quel coût ?

Comment utiliser la méthode QQOQC ?

1° Appliquer la méthode systématiquement

Tracez la grille et complétez la.

QUOI ?


QUI ?


OU ?


QUAND ?


COMMENT ?


POURQUOI ?


COMBIEN ?


2° Prenez l’habitude d‘avoir les questions en mémoire.


Hiérarchiser les informations

Ne pas dire

L’incendie a provoqué :

                       - la destruction du mobilier de bureau

                       - la mort du gardien

                       - la perte du matériel informatique

Dire

L’incendie a provoqué :

                       - la mort du gardien

                       - la destruction du mobilier de bureau

                       - la perte du matériel informatique

Ou bien

L’incendie a provoqué :

                       - des pertes matérielles

                          . la destruction du mobilier de bureau

                          . la perte du matériel informatique

                       - mais surtout la mort du gardien

Choisir des termes homogènes dans la forme

Ne pas dire

Les intervention des sapeurs-pompiers concernent surtout :

                       - les incendies

                       - sauver des personnes

                       - la mise en sécurité d’installations

                       - intervenir dans les accidents de la circulation

Dire

Les interventions concernent :

                       - les incendies

                       - le sauvetage des personnes

                       - la mise en sécurité d’installations

                       - les accidents de la circulation

Ou bien

Les interventions consistent à :

                       - lutter contre les incendies

                       - sauver des personnes

                       - mettre en sécurité des installations

                       - intervenir lors des accidents de la circulation


2. Caractéristiques du style professionnel

  • style simple, courant mais correct (se méfier du langage parlé)
  • style concis : pas de développement inutile, phrases courtes (25 mots au plus), une idée par phrase.
  • style positif

1°        Sujet Verbe Complément

2°        Verbe au temps simple :             Présent, Passé composé – Imparfait - Futur

3°        Mots courts :                       souvent ¹fréquemment – après ¹ ultérieurement

4°        Précis, clair, concret

            il est intervenu plusieurs fois dans la journée pour des secours.

            il est intervenu trois fois dans la journée pour des accidents de la circulation.

5°            Rédaction positive

            Vous n’êtes pas sans savoir que               =>            Vous savez bien que

            Ne soyez pas en retard  =>          Soyez à l’heure

            Nous ne pourrons pas venir avant 17 h                  =>           Nous viendrons à 17 h


Mots de liaison

Ils introduisent

Exemple

un premier élément

d’abord, en premier lieur, d’une part

l’élément suivant

de plus, ensuite, d’autre par, en outre, de même, par ailleurs

une explication

car, en effet, c’est-à-dire, c’est pourquoi, puisque, pare que

une alternative

soit…soit, ou bien…ou bien

un exemple

ainsi, notamment, par exemple

une conséquence

en conséquence, par conséquent, si bien que, d’où, aussi

une restriction

mais, néanmoins, toutefois, cependant

une opposition

au contraire, inversement, par contre

une énumération

d’abord, ensuite, puis, enfin, d’une part, d’autre part

une conclusion

en conclusion, finalement, en résumé

Ponctuation

Signe

Signification

Point .

il marque la fin d’une phrase.

Point-virgule ;

il sépare deux idées qui sont cependant liées

Virgule ,

elle marque une petite pause

Parenthèses ()

elles renferment une précision, une explication

Deux points :

ils introduisent une explication, une énumération

Tiret -

il introduit une réflexion, une explication

Point d’interrogation ?

il visualise une interrogation

Point d’exclamation !

il visualise une exclamation

Points de suspension

ils visualisent l’attente d’une suite

Guillemets «  «  

ils renferment une citation


3. Caractéristiques du vocabulaire professionnel

  • mots utiles et courts

.éliminer les mots/expressions inutiles

.entre plusieurs synonymes, choisir le plus court

  • mots précis et variés

.éviter ,les mots « vides » [faire, chose, gens]

.choisir les termes techniques adaptés

.éviter les répétitions

  • termes et expressions corrects

.éviter les confusions de mots (aimable, amiable)

.éviter les répétitions inutiles (pléonasmes)

.éviter l’emploi de mots qui n’existent pas ou mal utilisés (barbarismes)

.éviter fautes de grammaire (solécismes)

.éviter les anglicismes

  • le ton doit être : aimable, agréable, chaleureux sauf exception en cas de litige

4. Quelques termes professionnels

AFNOR

Association Française de Normalisation

Arrhes

Acompte

Commission

Groupe de travail

Décade

période de 10 jours

Différend

Contestation, Discussion

Emargement

Signature en marge d’un document

Illicite

Illégal

Infirmer

Démentir

Jurisprudence

Ensemble des décisions des tribunaux sur une question

Nomenclature

Liste méthodique des termes techniques d’une fabrication

Norme

Règle

Paraphe

Signature abrégée [initiales]

Sinistre

Destruction, Incendie

Solvable

Qui a les moyens de payer

Stipuler

Notifier

Transiger

Négocier


Les Consignes

Les consignes émettent des ordres ou interdictions impératifs liés au fonctionnement de certaines entreprises et au maintien de la sécurité.

La forme rédactionnelle est simplifié soit à l’impératif, soit à l’infinitif.

Le Rapport

Le rapport est un document d’information et de prise de position. Après avoir présenté la situation et tous les faits qui’ s’y rattachent, le rédacteur doit en faire la critique [aspects positifs et aspects négatifs], développer une argumentation en faveur des solutions qu’il est possible de retenir et défendre la solution qui lui paraît la plus satisfaisante.

Le but du rapport est de fournir l’argumentation nécessaire à la prie de décision.

Le compte-rendu

Il est oral ou écrit. Il relate des faits ou évènements auxquels le rédacteur a assisté.

Le compte-rendu présente soit la totalité des faits dans leur ordre chronologique [ CR in extenso], soit l’essentiel des faits classés dans un ordre logique [CR analytique].

On distingue le compte-rendu d’activité du compte-rendu de réunion.

Le compte-rendu a un caractère descriptif, l’auteur ne doit ni prendre parti, ni interpréter les faits, ni émettre des idées, jugements ou positions personnels. L’utilisation du mode impersonnel facilite la neutralité.

@ Allsecurite