Il est impossible de sous-estimer l’importance de disposer d’un plan d’urgence pour les événements. Nous connaissons tous l’histoire de la sauterelle et de la fourmi. Que se passe-t-il lorsqu’une catastrophe vous prend au dépourvu ? Eh bien, les imprévus peuvent toujours arriver !
Ainsi, vous devez mettre en place un excellent plan d’urgence. Lorsque quelque chose se produit, les organisateurs de l’événement sont à la barre. Être assis dans le fauteuil du capitaine sans la moindre idée de ce qu’il faut faire est une grosse erreur !
Si vous suivez nos conseils, vous pouvez commencer à préparer votre plan dès maintenant. Inspirez-vous de ces conseils et partez de là, car si vous êtes bien préparé, vous pouvez faire face à n’importe quelle catastrophe.
Comment planifier ?
La première étape d’un bon plan d’urgence ? Identifiez les menaces, découvrez vos vulnérabilités et mettez en place vos défenses.
Premiers secours
La sécurité est l’une des choses les plus importantes auxquelles vous devez penser. Ne vous laissez pas surprendre sans plan pour les urgences médicales. Essayez d’avoir au moins deux membres du personnel qui sont formés aux premiers secours.
Si votre budget le permet, vous pouvez également faire appel à une entreprise qui sait comment gérer les urgences médicales… Cela ne fait certainement pas de mal d’avoir des défibrillateurs à portée de main. Veillez à ce qu’un nombre suffisant de personnes au sein du personnel sache comment les utiliser.
Conseil : vous êtes des organisateurs d’événements, pas des médecins ! Néanmoins, vous et votre équipe devez connaître les bases des premiers secours, au cas où.
Catastrophes potentielles
Soyez prêt à faire face à des urgences de grande ampleur. Par exemple, si un incendie se déclare, que doivent faire vos invités ? Pouvez-vous les prévenir lorsque le danger se présente ? Ce sont quelques questions que vous devez vous poser lors de votre préparation.
Conseil : établissez un bon plan d’urgence en déterminant si un lieu est sûr ou non pour votre prochain événement.
Questions techniques
De nos jours, les événements utilisent des tonnes d’équipements technologiques. Que faites-vous si le système de lecture des billets tombe en panne ? Ou si le système de sonorisation tombe en panne et que personne n’entend rien ?
L’équipement de test est d’une importance capitale. Vous devez avoir des membres du personnel qui prendront la responsabilité de vérifier l’équipement avant et pendant l’événement.
Si vous avez des fichiers importants, comme des vidéos, utilisez des disques durs ou des clés USB. Les nuages sont basés sur le web, et il peut toujours y avoir des problèmes de connectivité.
Si votre équipement « tombe en panne », il est bon d’avoir des « pièces de rechange ».
Anticipez les annulations
Le comédien que vous avez engagé pour votre événement a annulé à la toute dernière seconde ? Assurez-vous d’avoir un invité de secours !
Demander à un invité de rester disponible peut vous coûter un peu plus cher, mais c’est mieux que de rembourser vos invités.
De même, si un membre de votre personnel ne peut pas venir, il est préférable d’avoir quelqu’un en réserve à appeler.
La participation
Si une grande partie de votre public ne se présente pas, votre événement est sérieusement menacé. Les vendeurs ne gagneront pas d’argent et vous n’aurez pas grand-chose à mettre en ligne.
Pire encore, vos invités peuvent avoir l’impression d’avoir fait une erreur. Ils peuvent penser que la faible participation reflète en quelque sorte la faible qualité de l’événement.
Malheureusement, vous ne pouvez rien y faire pendant l’événement. En outre, le fait de faire payer les billets donne le sentiment que vous avez investi votre argent : vos invités viendront presque certainement s’ils ont payé. C’est pour cela qu’il faut prendre le temps de vendre des billets et de faire de la publicité pour votre événement.
Nourriture et boisson
La nourriture doit être fraîche. Ce qui signifie que certaines solutions ne peuvent être préparées trop longtemps à l’avance. Les aliments peuvent se gâter et devenir immangeables. Si votre traiteur n’est pas à la hauteur, vous serez heureux d’avoir agi tôt et d’avoir pris les précautions nécessaires.
Il peut être judicieux de contacter deux services distincts, juste au cas où. Et si vous n’avez pas besoin de nourriture supplémentaire, votre personnel aura un déjeuner gratuit.
Conseil : certains services de restauration proposent un service de dernière minute, fournissant nourriture et boissons jusqu’à 48 heures avant l’événement.
La sécurité
Et oui, le risque sécuritaire existe toujours. Sans parler des invités turbulents et des disputes qui se transforment en quelque chose de bien plus grave.
Garder l’entrée est un moyen facile de tenir les menaces de sécurité à distance. Une petite équipe de sécurité sera plus que suffisante pour dissuader les invités de faire des bêtises. La sécurité est un atout très important pour tout plan d’urgence, alors ne lésinez pas si vous savez que vous pourriez en avoir besoin.
Conseil : les sociétés de sécurité événementielle sont généralement le moyen le plus efficace d’assurer la sécurité de tous.
Chaîne de commandement
Même une équipe disposant d’un plan d’urgence peut ne pas être préparée à gérer les situations d’urgence. Quand quelque chose arrive, il ne faut pas hésiter ou discuter.
Une chaîne de commandement permettra de déterminer sans équivoque qui doit faire quoi. Tous les membres de votre équipe doivent savoir qui doit prendre les décisions. Ils doivent savoir comment porter le problème à l’attention de leur supérieur hiérarchique.
Chaque membre de l’équipe doit connaître ses responsabilités. Il sera essentiel d’agir rapidement et de manière décisive.
Un modèle de base pour un plan d’urgence
Le plan proprement dit doit se présenter sous la forme d’un document simple. De cette façon, vous pouvez facilement le partager avec toutes les personnes concernées. Utilisez les points ci-dessous à titre d’exemple.
Le scénario
Dressez la liste des menaces. Vous pouvez ajouter des touches ici et là, en expliquant par exemple pourquoi un élément constitue une menace et les conséquences possibles si vous n’agissez pas.
Exemple : « Un incendie non signalé va bientôt se propager, mettant en danger la vie de toutes les personnes présentes et détruisant des biens de valeur. »
État de préparation
La meilleure attaque est une défense. Notez comment prendre des précautions de base. En fonction de la menace, il peut s’agir d’exercices d’urgence, d’un examen des équipements ou même d’une planification en prévision d’une maladie.
Exemple : « Apprenez le plan du bâtiment. Tous les membres du personnel doivent savoir où se trouvent les sorties et les alarmes. Une fois la réunion d’aujourd’hui terminée, il y aura un exercice d’incendie. »
Protocole de réponse
Donnez une idée générale de la manière de traiter la menace. Quel est l’essentiel du problème, et quelle est votre philosophie pour le supprimer ?
Exemple : « Notre priorité est la sécurité. La première chose à faire si vous remarquez un incendie ? Sonnez l’alarme. Alors sortez immédiatement du bureau, baissez-vous et évitez la fumée. Tout le monde doit sortir le plus vite possible. Appelez le 911 seulement après avoir atteint une zone sûre à l’extérieur du bâtiment. »
Conseil : essayez de créer un plan avec un calendrier à suivre en cas d’urgence.